抓规范 夯基础 强化档案管理促发展
                    发布时间:2021-10-03
                           在集团领导下,首农发展公司档案工作始终坚持精细化管理要求,坚持抓规范、夯基础,创新档案管理工作模式与机制,不断提升档案管理水平。通过“建队伍、抓体系,强机制、促提升”,不断提高档案工作质量和工作效率,推进档案工作与公司业务深度融合。目前,首农发展公司已对2012年至今全部文书纸质档案进行数字化,形成近28万页的数字化档案;建立工程档案核验-整改-接收机制,确保室存档案质量;量身定制开发集工程档案、文书档案、会计档案、实物档案、人事档案管理于一体的档案管理系统实现上线试运行。在市国资委全面从严治党(党建)工作考核动态抽查中得到高度肯定,认为“从档案管理工作的一个侧面反映出了首农发展公司整体精细管理工作的成效”。
                    强化档案人才队伍建设,夯实企业发展根基
                           公司将档案工作纳入年度重点任务,与中心工作同部署同安排同考核,主要领导每年听取档案工作计划汇报、实地检查档案室、调度解决档案工作存在的困难和问题,档案主管领导亲自部署年度档案工作,档案管理部门严格落实档案精细化管理工作要求。公司投入人力、物力、财力保证档案计划的实施,组建了由各部门、项目部、所属企业组成的38人专兼职档案管理员队伍,在全公司建立起了点面结合、全面覆盖的档案管理网络,通过传帮带、组织外出学习、开展专题培训、业务交流、实地调研指导等方式,不断提高档案管理人员的业务能力和综合素质。同时,将档案管理工作纳入绩效考核,形成了责任落实到人到岗的良好格局,打造了领导重视,全员参与的工作氛围。
                    强化档案工作体系建设,夯实企业基础工作
                           按照集团赋予首农发展公司“三平台”的功能定位,结合公司业态多元、点多面广的中心工作实际,公司系统梳理档案业务规律,在不断完善档案收集、整理、保管、统计、利用等流程的基础上,分别建立了“现行文件、工程文件、历史文件”档案工作机制,不断夯实企业发展基础。
                           建立现行文件档案集中管理机制。将档案工作与日常业务工作紧密结合,以提升交档意识、原件意识和留痕意识为抓手,逐步实现了从督促交档到主动交档的转变,各部门交档量从2018年的近1000件,提升至2020年的近4000件。通过调整公文运转流程,督办办理结果上传,各部门留痕意识逐渐形成,室存档案的原件率由2018年的65%逐年提升至85%以上。同时,建立档案交档按移交清单签字接收机制,对上年度形成的各类有保存价值的文件材料,每年6月底前完成整理归档。在做好文书档案收集的同时,注重实物、声像、照片等档案的收集整理,从源头上确保档案资源在载体和门类上的多样性,形成了公司档案室集中统一管理公司档案的管理模式。
                           建立工程档案核验接收机制。始终秉承为老百姓建造“精品工程、平安工程、阳光工程”的理念,坚持高效率、高质量、高标准开展工程项目建设。同时,高度重视工程资料管理,坚持以满足项目审计后评价逻辑以及后续物业管理、工程维护等需求为宗旨,以“齐全、完整、真实、准确”为标准,对工程资料进行全过程管理。一是建立交底机制。项目开工时即明确工程资料收集要求,确保资料收集整理与工程建设同步进行。二是建立过程检查机制。不定期深入工程施工现场检查指导参建各方工程资料并督促问题整改,形成闭环管理机制,使档案管理在工程建设中各个环节得到渗透。三是建立核验机制。组建领导小组,聘请第三方专业机构对工程参建各方预移交的工程资料进行核验,形成核验-整改-复验合格-接收的管理机制,确保归入公司档案室的工程档案合规、齐全、完整。
                           梳理历史档案脉络机制。首农发展公司历经多次改革改制变迁,历史档案门类多、立档单位多、时间跨度大、积存档案数量庞大,为系统梳理企业历史档案,公司增设档案库房,对400余箱历史资料进行整体搬迁,成立由办公室、人力资源部、财务部等部门组成的专项小组对历史档案分类、鉴定、立档单位划分、整理方式进行研讨确定方案,经过近一年的梳理,完成了从1955年至2017年63年的历史档案梳理和整理工作,涉及立档单位128家,涵盖文书档案、财务凭证档案、实物档案等8大类,共5.8万余件档案,形成了每件历史档案有档号、有目录,历史脉络清晰,立档单位编目整齐的宝贵历史档案资料。
                    强化档案信息化建设,提升档案管理水平
                           为进一步推进档案信息化建设,提升档案利用效率,公司委托专业机构量身定制开发档案管理平台,进一步强化电子档案管理,推进数字档案室建设,目前已上线试运行。在对文书纸质档案进行数字化的同时,开展对已竣工工程项目档案数字化扫描,实现档案图文并茂且高效便捷的查阅,同时,加强档案数字化常态化管理,将档案的价值更好地在经营中发挥,为档案服务领导决策,服务企业经营与发展作出新的更大贡献。
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